De bewaartermijn voor camerabeelden is maximaal vier weken; dat is de richtlijn die de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert. De AVG zelf noemt geen exacte termijn, maar schrijft voor dat u beelden niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn gemaakt. Is er een incident, dan mag u de beelden daarvan apart zetten en langer bewaren tot de zaak is afgehandeld.
Die termijn is geen wet maar een praktische norm. Hij komt voort uit de gedachte dat vier weken genoeg is om een incident te ontdekken en te melden. Een inbraak merkt u de volgende ochtend, diefstal uit een magazijn soms pas bij de volgende telling.
Kunt u onderbouwen dat u korter toe kunt, dan is korter beter. Bij een intercom aan de voordeur is een week ruim voldoende. Kunt u onderbouwen dat u langer nodig heeft, bijvoorbeeld omdat u maar één keer per kwartaal voorraad telt, dan kan dat, maar dan legt u die afweging schriftelijk vast.
In de praktijk stelt u de termijn in op de recorder. Die overschrijft daarna automatisch de oudste beelden. Zet dat goed en u heeft er verder geen omkijken naar. Of uw recorder die termijn haalt hangt af van het aantal camera’s, de resolutie en de opslag; hoe ECE dat op elkaar afstemt staat op onze pagina over camerabeveiliging.
Zodra er iets gebeurt, exporteert u de relevante beelden naar een aparte locatie. Vanaf dat moment gelden ze als bewijsmateriaal en mag u ze bewaren zolang dat nodig is voor afhandeling, aangifte of een verzekeringsclaim.
Let op het verschil: u zet dat fragment apart, u verlengt niet de bewaartermijn van het hele systeem. Dat laatste gebeurt regelmatig na een incident en wordt dan nooit meer teruggezet.
Leg vast wie de export heeft gemaakt, wanneer, en waarom. Dat hoort zo onder de AVG, en het maakt de beelden bruikbaarder als er een zaak van komt.
Niet iedereen met een wachtwoord. Beperk toegang tot de mensen die de beelden nodig hebben voor hun werk, en leg vast wie dat zijn.
Terugkijken doet u gericht: bij een concrete aanleiding, naar een afgebakend tijdvak. Systematisch meekijken met personeel is een heel ander verhaal en vraagt om instemming van de ondernemingsraad en een zware onderbouwing.
Voor scholen geldt hetzelfde kader. Een school mag camerabeelden bekijken bij een incident, mits het cameratoezicht vooraf is gemeld aan leerlingen, ouders en personeel en is vastgelegd in het beleid. Wat er verder bij komt kijken staat in cameratoezicht op school.
Naast de bewaartermijn zijn er vier dingen die vaak vergeten worden.
U maakt cameratoezicht kenbaar. Bordjes bij de ingang en op het terrein, zichtbaar voordat iemand in beeld komt.
U neemt het cameratoezicht op in uw verwerkingsregister, met doel, grondslag, bewaartermijn en wie toegang heeft.
U richt de camera’s zo dat ze niet verder kijken dan nodig. De openbare weg en het terrein van de buren horen niet in beeld. Kan dat technisch niet anders, dan maskeert u dat deel van het beeld.
En u houdt er rekening mee dat iemand die in beeld is, recht heeft op inzage. Die persoon mag opvragen wat er van hem is vastgelegd, waarbij u anderen op de beelden onherkenbaar maakt.
Zet de bewaartermijn op de recorder, hang de bordjes op, beperk de accounts, en zet de maskering goed. Vier handelingen bij oplevering, en u loopt er daarna niet meer tegenaan.
Controleer het wel af en toe; dat kost een paar minuten. Log in op de recorder en zoek het oudste beeld dat er nog op staat. Ligt die datum verder terug dan wat u heeft opgeschreven, dan is de termijn na een reparatie of update teruggesprongen naar de fabrieksinstelling, die doorgaans langer is. Ligt hij er juist ver vóór, vijf dagen bij een termijn van vier weken, dan is er opslag tekort sinds er camera’s zijn bijgekomen.
De bredere juridische kant van camerabewaking staat op onze pagina over beveiligingscamera’s en wetgeving. Komt ECE langs, dan lezen wij uit welke termijn er werkelijk op de recorder staat en leggen die naast uw verwerkingsregister. Wijkt het af, dan zetten wij het gelijk en houdt u de termijn, de maskering en de accountlijst op papier. Bij het periodiek onderhoud doen wij die controle opnieuw.